Règlement intérieur APSDA

Règlement Intérieur De l’APSDA
 
Le présent règlement intérieur complète et précise les statuts de l’association. Il s’applique obligatoirement à l'ensemble des membres, du personnel ainsi qu'à chaque nouvel adhérent. Il est disponible au siège de l’association et une copie est remise à chaque adhérent qui en fait la demande.
Les dispositions du règlement doivent être interprétées à la lumière des statuts. En cas d’ambiguïté ou de contradiction, les statuts s’appliquent par priorité sur le règlement intérieur.
Le règlement précise le fonctionnement interne et externe de l’association. Il est divisé en trois parties, la première concernant l’ensemble de l’APSDA, la seconde présentant les particularités du refuge. Une troisième partie distincte concerne exclusivement la fourrière.
 

Titre 1 – Partie commune
 
I – Adhésion à l’association
 
Article 1 – Admission de membres nouveaux
L’adhésion à l’association est libre pour toutes les personnes qui souhaitent participer à la réalisation de son objet. L’adhésion à l’association à quel titre que ce soit entraîne pleine et entière acceptation des statuts et du présent règlement intérieur.
 
Article 2 – Renouvellement annuel de l’adhésion.
Chaque année, au mois de janvier, les membres doivent renouveler leur inscription à l’association en établissant un bulletin d’adhésion (annexe 1).
 
Article 3 – Catégorie de membres
L’association se compose de membres actifs adhérents, de membres actifs bénévoles, de membres bienfaiteurs et de membres d’honneur.
  •  Membre actif adhérent : Les membres actifs adhérents règlent une cotisation annuelle et participent au fonctionnement et à la gestion du refuge. Ils disposent d’un droit de vote en assemblée générale des adhérents,
  • Membre actif bénévole : Les membres actifs bénévoles ne payent pas de cotisation, ils participent au fonctionnement et à la gestion du refuge. Ils disposent d’un droit de vote en assemblée générale des adhérents,
  • Membre bienfaiteur : Les membres bienfaiteurs aident financièrement le refuge sans participer à son fonctionnement. Ils disposent d’un droit de vote en assemblée générale des adhérents,
  • Membres d’honneur : Les membres d’honneur sont désignés par l’assemblée générale des adhérents sur proposition du bureau, pour les services qu’ils ont rendu à l’association. Ils sont dispensés de cotisation annuelle (sauf s'ils en décident autrement). Ils disposent d’un droit de vote en assemblée générale. Un membre d’honneur peut être également président d’honneur.Dans ce cas, en plus de ces attributions au titre de membre d’honneur, la personne nommée président d’honneur est membre de droit du bureau. Il n’a pas vocation à remplacer le président ou le vice-président en cas d’absence ou de démission de ceux-ci.
    La distinction de membre d’honneur ou de président d’honneur peut être retirée uniquement par l’assemblée générale.(modificatif N°2 du 29 janvier 2016)
 Les cotisations sont fixées par l’assemblée générale sur proposition du bureau. Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion, ou de décès d'un membre en cours d’année.
  
Article 4 – Perte de la qualité de membre
La qualité de membre de l’association se perd par :           
  • La démission adressée par écrit au président de l’association
  • Le décès,
  • La radiation prononcée par le Bureau pour infraction aux statuts ou au règlement intérieur, l’intéressé ayant été invité par lettre recommandée à se présenter devant le bureau pour fournir des explications.
  • Le non renouvellement annuel de l’adhésion.
 
Article 5 – Protection de la vie privée.
Les adhérents sont informés que l’association met en œuvre un traitement automatisé des informations nominatives les concernant.
Ce fichier est à l’usage exclusif de l’association qui s’engage à ne pas publier ces données nominatives sur Internet.
Les informations recueillies sont nécessaires à l’adhésion et à la communication interne. Elles font l'objet d'un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l’association. Elles peuvent donner lieu à l'exercice du droit d'accès et de rectification selon les dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Pour exercer ce droit et obtenir communication des informations le concernant, l’adhérent s’adressera au siège de l’association.
Le fichier des clients à fait l’objet d’une déclaration à la CNIL sous le numéro 1479621 v 0.
 
II – Fonctionnement administratif.
 
Article 6  – Assemblée Générale Ordinaire
L’assemblée générale ordinaire se réunit au minimum une fois par an. Tous les membres ayant complété leur bulletin d’adhésion annuel sont convoqués par le bureau. Elle peut également être convoquée sur demande du tiers des membres inscrits. Dans ce dernier cas, une pétition signée par au moins le tiers des adhérents et demandant la réunion de l’assemblée générale ordinaire sera adressé au président. Cette pétition devra comporter les noms et signatures des adhérents ainsi que la ou les motions à mettre à l’ordre du jour. Le bureau devra faire convoquer l’assemblée générale ordinaire dans un délai de 3 mois.
L’AGO peut valablement délibérer sur les questions ordinaires quel que soit le nombre de membres  présents ou représentés, Les décisions sont prises à la majorité à l’exclusion des décisions concernant la conclusion d’un emprunt bancaire ou d’un contrat de travail pour lesquels une majorité des deux tiers des membres de l’association est requise.
Les décisions sont prises à main levée sauf pour l’élection des membres du bureau qui se déroule à bulletin secret.
Les décisions peuvent également être prises par voie de consultation écrite. Dans ce cas, le bureau envoie à chaque membre le texte des résolutions proposées accompagné des documents nécessaires à l’information des membres. Les membres disposent d’un délai de quinze jours francs à compter de la date de réception des textes des résolutions pour émettre leur vote par écrit. Le vote est formulé sur le texte même des résolutions proposées et pour chaque résolution, par le mot « oui », non » ou « abstention ».
 
Ordre du jour
Le bureau rédige un ordre du jour communiqué aux adhérents en même temps que la convocation. Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent être valablement évoquées en assemblée, à l’exception de la révocation des dirigeants qui peut intervenir à tout moment.

 
L’assemblée générale doit approuver :
§  le rapport moral,
§  la gestion financière,
§  la gestion prévisionnelle de l’association,
§  les tarifs des différentes prestations,
§  le montant de la cotisation annuelle,
§  la modification des règlements intérieurs,
§  La conclusion d’un emprunt bancaire,
§  La conclusion d’un nouveau contrat de travail,
 
Elle est consulté sur :
§  Les travaux à effectuer,
§  Les modifications importantes de la convention de subventionnement,
 
Elle élit les membres du bureau et peut également les révoquer.
 
Article 7 -  Assemblée Générale Extraordinaire.
L’assemblée générale extraordinaire est convoquée par le bureau. Elle peut également être convoquée sur demande de la moitié des membres inscrits. Dans ce dernier cas, une pétition signée par au moins la moitié des adhérents et demandant la réunion de l’assemblée générale extraordinaire sera adressé au président. Cette pétition devra comporter les noms et signatures des adhérents ainsi que la ou les motions à mettre à l’ordre du jour. Le bureau devra convoquer l’assemblée générale extraordinaire dans un délai de 3 mois.
L’assemblée générale extraordinaire ne délibérera que sur les cas suivants :
§  Modification des statuts
§  Problèmes financier importants rencontré par l’association,
§  Dissolution de l’association.
 
Pour être adoptées les décisions doivent être approuvées par au moins 2/3 des membres, en conséquence les décisions ne peuvent se prendre qu’en présence d’au moins 2/3 des membres de l’association (présents ou représentés).
 
Article 8 – Le Bureau
Le bureau est composé de 3 à 6 membres élus par l’assemblée générale.
Dans les 15 jours qui suit sont élection, le Bureau se réuni pour désigner un Président, un Trésorier et un Secrétaire. Si le nombre de membre le permet, il est également désigné un Trésorier adjoint, un Vice président et un Secrétaire adjoint.
Le nouveau bureau effectue les déclarations obligatoires auprès de la Sous-préfecture.
 
Article 8.1 – Attribution du Bureau
Le Bureau est investi des pouvoirs les plus étendus dans la limite de l’objet de l’association et dans le cadre des résolutions  adoptées par décision collectives des membres. Il peut autoriser tous actes ou opérations qui ne sont pas statutairement de la compétence de l’assemblée générale.
§  Prépare les assemblées générales
§  Propose le budget prévisionnel,
§  Propose les tarifs des différentes prestations,
§  Met en œuvre les décisions de l’AG,
§  Décide des travaux à effectuer après avis des membres de l’association,
§  Autorise la signature de contrats par le président,
§  Autorise l’achat de matériel d’un cout supérieur à 200€ non indispensable à la gestion courante,
§  Contrôle la gestion et les comptes de l’association,
§  Convoque les assemblées générales.
§  Propose les modifications des statuts et des règlements intérieurs.
 
Article 9 – Attributions du Président.
Le Président est seul habilité à représenter l’APSDA envers les administrations et les entreprises à ce titre il signe :
§  les contrats de travail autorisés par l’assemblée Générale,
§  les conventions autorisées par l’AG,
§  les contrats autorisés par le bureau,
§  l’ensemble des courriers destinés à des tiers.
 
Il assure la direction courante du refuge,
§  Gère le personnel, les adhérents ainsi que les bénévoles,
§  Déclare le personnel employé aux organismes compétents,
§  S’assure que les obligations légales sont appliquées,
§  Veille au respect du règlement intérieur,
§  Gère l’activité courante du refuge.
§  Convoque les réunions de Bureau
§   Est habilité à porter plainte au nom de l’association et de la représenter devant les tribunaux.
 
En l’absence du trésorier, le Président peut assurer le paiement des factures et l’établissement des fiches de salaire.
 
Article 10 – Attributions du Trésorier
Le trésorier assure la gestion financière de l’association. Il rend compte mensuellement de sa gestion aux membres du Bureau. Il à en charge :
§  Le paiement des factures,
§  L’encaissement des recettes,
§  L’établissement des fiches de salaire et leurs règlements,
§  Les déclarations et paiements trimestrielles et annuelles aux organismes sociaux,
§  La gestion des différentes caisses et comptes bancaires,
§  La préparation du budget prévisionnel,
§  La tenue de la comptabilité de l’association.
 
Article 11 – Attributions du secrétaire
Le secrétaire gère l’ensemble des documents de l’association, il s’assure en outre que les documents obligatoires sont tenu a jour.
§  Registre spécial des associations,
§  Liste des adhérents,
§  Registre des salariés,
§  Statuts et règlement intérieur,
§  Affichage concernant les employés,
§  Registre des entrées et sorties des animaux,
§  Registre des soins vétérinaire,
 
Il prépare les courriers pour la signature du président et assure le secrétariat de l’ensemble des réunions.
Il établi :
§  Le compte rendu des assemblées générales,
§  Le procès verbal des différents votes,
§  Le compte rendu des réunions de bureau,
§  La déclaration de modification des membres du bureau,
§  Le compte rendu d’activité de la fourrière (à transmettre à la COBAS),
 

Article 12 – Gestion et comptabilité.
La caisse du refuge est tenue indépendamment de celle de la fourrière. La comptabilité est commune.  Elle est effectuée sur un logiciel informatique. Les comptes sont à la disposition de tous les membres de l’association sur simple demande. Annuellement le bilan est transmis à la COBAS afin de justifier l’emploi de la subvention.
Plusieurs comptes bancaires sont ouverts auprès de la société générale de La Teste. Le président et le trésorier sont seuls habilités à effectuer des opérations sur ces comptes.
Les recettes font l’objet d’une facture ou d’un reçu. Toutes les autres manipulations de fonds font l’objet d’une pièce comptable.
 
Article  13 - Assurances
L’APSDA  a conclu divers contrats d’assurances avec la GAN,
§  Contrat responsabilité civile des entreprises industrielles ou commerciales,
§  Contrat Omnipro,
§  Contrat Association
Le secrétaire veillera à la mise à jour des contrats lors de modification au niveau des risques ou des bâtiments à assurer.
Lorsque les adhérents ou les bénévoles prennent un chien en laisse, les assurances considèrent qu’il y a transfère de responsabilité de l’association vers l’adhérent ou le bénévole. En cas d’accident causé par le chien, l’assurance du refuge ne le prend pas en charge.
 
Article 14 -  Tarifs des prestations
Les tarifs des différentes prestations sont décidés lors de l’assemblée générale ordinaire sur proposition du bureau. Ils font l’objet de l’annexe 2.
 
Article  15 – Achat de marchandises.
Les marchandises nécessaires au fonctionnement sont achetées au fur et à mesure des besoins, seul un stock minimum est constitué.
 
Article  16 – Achat de matériel.
L’achat de matériel, de mobilier et de toute autre marchandise non nécessaire à la gestion courante du refuge, d’un montant supérieur à 200 euros fait l’objet d’une décision du bureau.
 
Article  17 – Facturation
Toutes les prestations de l’association font l’objet d’une facture ou d’une pièce comptable et doivent être  réglées au comptant. Des facilités de paiement peuvent être accordées exceptionnellement lors d’une adoption. Les factures de vente brocante et de vente boissons sont établies par le trésorier en fin de mois.
 
Article 18 –Publication des modifications
Le président fait connaitre dans les trois mois, à la sous-préfecture d’Arcachon, tous les changements survenus dans l’administration ou la direction de l’association ainsi que toute modification apportée aux Statuts.
 
III -  Personnel
 
Le personnel de l’APSDA est sous l’autorité hiérarchique et fonctionnelle du président. En cas de besoin, il peut déléguer cette autorité à un ou plusieurs membres du Bureau.
Les salariés ne dépendent d’aucune convention collective.
 
Article  19 - Type de contrat
Le refuge emploie du personnel en contrat aidé.
La fourrière emploie du personnel en CDI, contrat aidé ou CDD. Exceptionnellement pour pallier une absence non prévue il peut être fait appel à du personnel en intérim.
 
Article  20 – Recherche
La recherche du personnel est du ressort du président qui contacte le service de pôle emplois à chaque renouvellement de contrat aidé ou lors de l’établissement d’un nouveau contrat en CDI.
Le personnel employé à la fourrière devra être détenteur du certificat de capacité destiné à l’exercice des activités liées aux animaux de compagnie d’espèces domestique.
 
Article  21  – Salaire
Le salaire du personnel est le SMIC.
Une augmentation de salaire non contractuelle ne peut intervenir qu’après accord de l’assemblée générale ordinaire.
 
Il est instauré une prime d’ancienneté suivant le barème ci-dessous.
 3 ans / 3 % , 6 ans / 6 %, 9 ans / 9 %, 12 ans / 12%, 15 ans / 15 %
 La prime d’ancienneté est calculée par application du pourcentage sur les heures effectuées. Elle ne sera plus versée s’il apparait que le salaire réel versé au salarié est égale ou supérieur au salaire minimum garanti plus la prime d’ancienneté calculé sur ce même salaire minimum garanti.
Lorsque le salaire réel versé au salarié est inférieur au calcul précédent, il sera procédé au versement au prorata de la différence.
 
Article 21 a – Astreintes
Les taux d’astreintes sont calqués sur ceux du barème « autre personnel technique » de la fonction publique territoriale augmenté du pourcentage d’indexation du SMIC. La date de référence d’entrée en vigueur de cette indexation est janvier 2015 (modification du 27 janvier 2017).

 
Article 21 b – Heures complémentaires.
Les heures complémentaires sont payées au SMIC
 
Article 21 c – Heures supplémentaires.
De la 36ème à la 43ème heure : 125%
A partir de la 44ème heure : 150%
Heures de nuit et jours fériés : 200%
En l’application de l’article L3121-4 du code du travail, les heures d’interventions afin d’organiser le sauvetage et la mise à l’abri des chiens afin de prévenir un accident imminent (divagation sur la voie publique) ne sont pas prises en compte dans le contingent des heures supplémentaires annuel.

Titre 2 - Refuge
 
Préambule : La gestion du Refuge fait partie intégrante de l’Association Pour la Sauvegarde des Animaux (APSDA). Le but principal du refuge est d’assurer aux chiens qui nous sont confiés un séjour le plus confortable possible dans l’attente de leur adoption.
 
IV – Bénéficiaires et  prestations.
 
Article  22 – Bénéficiaires.
Les prestations du Refuge sont destinées à l’ensemble de la population du bassin et de ses environs.
 
Article 23 – Abandons
La gestion des abandons est effectuée par une personne désignée par le Bureau. Le chien abandonné doit au minimum être identifié. Les demandes d’abandons d’animaux dangereux, inadoptables ou de catégorie 1 et 2 ne sont pas prises en compte. Il est établi un document de prise en charge du chien (annexe 3)
 
Article  24 – Adoptions
La gestion des adoptions est effectuée par une personne désignée par le Bureau. Les adoptions font l’objet d’une convention d’adoption (annexe 4), les placements en famille d’accueil, d’une convention de placement (annexe 5).
 
Article 24-1 : Chiens provenant de la fourrière.
Les chiens provenant de la fourrière sont considérés comme étant sous surveillance vétérinaire pendant une période de 90 jours et font l’objet d’un engagement à présenter le chien au vétérinaire (annexe 6). Seule la copie de la Carte d'identification sera remise à l'adoptant. A l’issue de cette période, le détenteur de l’animal est tenu de faire procéder à ses frais une visite sanitaire de l’animal auprès du vétérinaire qu’il a mentionné lors de l’adoption.   L'adoptant devra retourner au refuge ce document dûment complété par le vétérinaire attestant que l'animal est sain (annexe 7). L'original de la Carte d'identification sera dès lors remis à l'adoptant selon la procédure normale. Durant toute cette période, les chiens restent au nom de l’APSDA.
En cas de décès du chien durant cette période, il devra être présenté au vétérinaire titulaire du mandat de surveillance duquel il est placé.
L’adoptant ne pourra se dessaisir du chien avant l’expiration d’un délai de 12 mois sauf auprès de l’APSDA.
 
Article 24-2 : Gestion des chats domestiques.(modificatif N°1 du 7 avril 2015)
L’APSDA n’ayant pas de structure pour accueillir les chats, seul quelques chats sociables pourront être recueillis et cela uniquement s’il y a des places disponibles dans les familles d’accueil. Un membre du bureau sera désigné pour la gestion des familles d’accueil, des entrées et sorties des chats et de la mise à jour du fichier I-Cad. Si aucun membre du bureau n’est volontaire pour cette fonction, le recueil et la gestion des chats seront immédiatement suspendu.
Les chats entrant sont inscrit sur le cahier d’entrée et sortis détenus par le responsable des chats. Ils sont identifiés, stérilisés et vermifugés et confiés aux familles d’accueil jusqu’à leur adoption. Un contrat (annexe 8) sera établi lors de l’adoption définitive. Les frais d’adoption correspondent au frais engagés chez le vétérinaire.
Les familles d’accueil ne percevront aucune indemnité pour l’accueil des animaux.
 
Article 24-3 : Chats libres.(modificatif N°1 du 7 avril 2015)
Les chats libres des différentes communes de la COBAS ne sont pas gérés par l’APSDA.
Une cage-trappe pourra être prêté pour la capture de ces chats afin de les stériliser, ils devront impérativement être relâchés à l’endroit de leurs captures. Les personnes contacteront directement les mairies ou les polices Municipales afin d’obtenir un bon de stérilisation.
Un chèque de caution de 100 euros sera demandé lors du prêt de la cage-trappe.

 Articles 25 -  Pension temporaire
Sur demande de la police municipale ou des mairies, l’association peut prendre en pension des chiens dont les maitres sont hospitalisés. Les tarifs sont ceux pratiqués par la fourrière. En cas de difficulté financière de la personne dont le chien est mis en pension, le président est habilité à moduler les tarifs.
Pourront exceptionnellement et en dernier recours, être pris en pension des chiens issus du refuge et dont le maitre ne peut s’occuper lors d’une hospitalisation ou d’un évènement grave.
 
IV – Fonctionnement technique
 
Article 26– Rôle des employés
Les employés assurent le nettoyage et l’entretien des locaux et des parcs, les soins aux chiens dans la limite de leur compétence, le nourrissage et les promenades.
 
Article  27 – Rôle des adhérents et des bénévoles
Les adhérents et les bénévoles assurent principalement les promenades, ils peuvent également assurer le nettoyage et l’entretien des locaux, des parcs et des espaces verts ainsi que les soins aux chiens dans la limite de leurs compétences.
 
Article  28 – Horaires
Le personnel est présent du lundi au samedi de 8h00 à 12h00.
Le refuge est ouvert au public du lundi au dimanche
§  de 10h00 à 11h30 et de 16h00 à 17h30 (horaire d’hiver)
§  de 10h00 à 11h30 et de 17h00 à 18h30 (horaire d’été).
Les promenades s’effectuent aux horaires ci dessus.
 
Article  29 – Prise en compte des chiens.
Tout animal entrant au refuge est enregistré immédiatement sur le livre des entrées et sorties des animaux.
§  Vérification de la présence d’une puce ou d’un tatouage.
§  Vérification visuelle de l’état physique du chien. Si le chien présente des blessures ou des signes évidents de mauvaise santé, il est présenté sans délai au vétérinaire.
§  Vermifuge
§  Vaccination si nécessaire,
§  Enfermement en box individuel afin d’assurer une quarantaine de 8 jours.
 
Article  30 - Entretien du refuge
Le samedi après midi est dédié à l’entretien du refuge. Une liste des travaux et des activités sera établie par date et chacun pourra participer à ces travaux selon ses disponibilités.
 
Article  31 - Stagiaires
Le refuge peut accueillir des stagiaires. Une convention est signée entre le refuge, l’établissement scolaire et le stagiaire.
Les stagiaires assurent l’entretien des parcs et des box, les promenades, le nourrissage et les soins aux chiens.
 
Article  32 – Prado
Une convention  annuelle lie le Refuge à l’Association Laïque du PRADO pour l’accueil de mineurs qui effectuent une activité dans le cadre d’une mesure judiciaire.
Les stagiaires sont prit en compte par le personnel présent et participent à l’entretien des parcs et des box du refuge ainsi qu’aux promenades.
 
V - Gestion courante
 
Article  33 – Hygiène des chenils et des courettes
Les chenils et courettes sont nettoyés au minimum une fois par jour. Tout au long de la journée, le personnel présent veille à supprimer les déjections des chiens afin d’éviter les mauvaises odeurs. Les déjections sont stockées dans un composteur afin d’en assurer le recyclage. Les box sont désinfectés après le départ des chiens. L’ensemble des locaux est désinfecté au minimum tous les 6 mois.
 
Article  34 – Stockage des aliments.
Les aliments destinés à la nourriture des chiens sont stockés dans le local prévus à cet effet. Seul du matériel ne présentant aucun risque de contamination des aliments est stocké dans ce local.
 
Article  35 – Stockage produits d’entretien.
Les produits d’entretien sont stockés dans le local des toilettes.
 
Article  36 – Stockage des produits pharmaceutiques.
Les médicaments sont stockés à  infirmerie dans une armoire fermée à clé.
 
Article   37 - Distribution de « gâteries » aux chiens
Seul la distribution d’aliments spécifiques pour chiens et en quantités limités sont autorisés afin de leurs éviter des problèmes digestifs.
 
Article  38 -  Locaux
Il est interdit de fumer dans les locaux de l’association ainsi que d’y introduire des boissons alcoolisées.
Dans tous les locaux utilisés par l’association, les adhérents doivent se conformer aux règles et usages locaux et veiller à la bonne occupation des lieux.
 
Article  39 – Devenir des cadavres d’animaux
Les animaux morts sont transférés dans le congélateur de la fourrière et en vue de leur remise au service d’équarrissage.
 
Article  40 – Contrôle des services vétérinaires.
Après avoir averti le Président de la présence des vétérinaires, le personnel sur place facilitera l’accès aux locaux et aux documents détenus.
 
Article  41 – Modification du règlement intérieur.
En cas de nécessité pour le fonctionnement du refuge, le règlement intérieur peut être modifié par décision du bureau. Les modifications devront ensuite être approuvées lors de l’assemblée générale suivante.
 
 
 
Fait à La Teste de Buch le 26 janvier 2013
 
 
 
                                                                                              Michel HARGOUS
 
 
 
                                                                                                     Président